Routinen sind nicht Ihr Ding? Entdecken Sie die Magie täglicher Checklisten!
Starre Routinen funktionieren in der Realität nur sehr selten. Wir stellen Ihnen eine Alternative vor.
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Im Laufe meines Lebens habe ich mich immer wieder mit Zeitmanagement beschäftigt. Das war schon vor Jahrzehnten so, wie einige Mahnungen per E-Mail wegen Überziehungen noch heute zeigen.
In den sozialen Medien ist dieses Thema sehr beliebt.
Selbstoptimierungs-YouTuber erklären uns, wie die optimale Morgenroutine und Organisation aussehen könnte:
5:30 Uhr: Aufwachen, Meditation
5:40 Uhr: Lesen
6:00 Uhr: Tagebuch schreiben
6:20 Uhr: Training
7:30 Uhr: Frühstück
Meinen Respekt für hervorragendes Selbstmanagement!
Allerdings hielten sich meine Begeisterung und meine Motivation dafür immer in Grenzen.
Für einen Abendmenschen mit Hang zur Spontaneität ist eine solche Routine nicht realistisch.
Andererseits habe ich beim Training verschiedener Kampfkünste und durch die Mitgliedschaft in einem Forum für Hobby-Autoren immer wieder gesehen, was für große Auswirkungen es hat, wenn jemand regelmäßig etwas tut, selbst wenn es nur ein paar Stunden pro Woche sind.
Vorsatz: To-do-Listen und Meditation
Deshalb habe ich mich entschlossen, morgens um acht Uhr immer eine To-do-Liste für den Tag zu schreiben und abends um elf Uhr regelmäßig zu meditieren.
Schon diese sehr bescheidene Vorgabe stieß immer wieder auf Hindernisse, wenn es Zeit zum Einkaufen war, wenn es in der Nacht viel geschneit hatte oder wenn ich am Abend Lust hatte, ein paar Folgen einer Serie anzuschauen.
Man könnte sagen, ich habe Respekt vor Routinen als Idee, aber in der Praxis funktionieren sie wohl nur, wenn man gerade seinen Militärdienst ableistet oder in einem Kloster lebt.
Oder gibt es noch einen anderen Weg?
Die amerikanische Kommunikationswissenschaftlerin Madeleine Dore hat vielleicht einen gefunden.
Wie können Kreative effektiv sein?
Zur Beantwortung dieser Frage hat sie die Routinen erfolgreicher Kreativer untersucht.
Sie selbst ist Autorin, Redakteurin und Moderatorin des Extraordinary Routines-Podcasts.1Der Extraordinary Routines Podcast extraordinaryroutines.com
Dort hat sie schon Hunderte von Autoren, Künstlern und Unternehmern interviewt, um sie zu ihren Gewohnheiten und ihrer Arbeitsweise zu befragen.
Dabei fand sie heraus, dass viele von ihnen keine starren Zeitpläne einhalten, sondern einen flexiblen Ansatz verfolgen.
Das bedeutet meistens, dass kreative Prozesse nicht an feste Zeiten gebunden sind, sondern dass man sich erlaubt, dann zu arbeiten, wenn die Muse einen gerade geküsst hat.
Madeleine Dore betont, dass das scheinbare Chaos in der Arbeitsweise vieler Kreativer oft zu erstaunlichen Ergebnissen führt.
Einige schöne Zitate aus ihren Interviews:
„Wir alle haben verschiedene Arbeitszeiten und Rituale, und das ist in Ordnung. Der Schlüssel besteht darin, herauszufinden, was für einen selbst am besten funktioniert.“
„Kreativität kennt keine festen Arbeitsstunden. Es geht darum, die Inspiration zu nutzen, wenn sie kommt.“
„Routine lässt sich auch in der Freiheit der Flexibilität finden. Sie müssen nicht jeden Tag um die gleiche Zeit arbeiten, um produktiv zu sein.“
Der flexible Ansatz in der Praxis: Checklisten
Also schrieb ich mir einige Punkte auf, die ich an einem bestimmten Tag erledigen wollte. Es spielte keine Rolle, wann ich diese Dinge tat.
Bei einem genaueren Blick auf unsere tägliche Routine und Aufgaben ist es erstaunlich, wie wenige davon wirklich wichtig sind und sein müssen.
Es genügt für die meisten Menschen, etwa drei oder vier Aufgaben an einem Tag abzuschließen, und damit ist ihre Selbstorganisation schon erledigt.
Bonus-Aufgaben wie Lesen, Meditation oder Sport kommen noch dazu.
Durch einen flexibleren Ansatz gibt es weniger Ausreden: Wenn ich am Vormittag laufen gehen will und es heftig zu regnen beginnt, mache ich eben etwas anderes und ziehe die Laufschuhe an, sobald es aufgehört hat.
Zeitmanagement für Fortgeschrittene: das Eisenhower-Prinzip
Wenn Sie sich für jeden Tag drei oder vier Aufgaben vornehmen und sie tatsächlich abschließen, bekommen Sie mehr erledigt als die meisten Menschen.
Die fortgeschrittene Stufe dieses Ansatzes findet sich bei dem bekannten Autor des Buches Die 7 Wege zur Effektivität – Kompaktausgabe Stephen R. Covey.2Die 7 Wege zur Effektivität derperfekteratgeber.de
Sie ist auch als Eisenhower-Prinzip bekannt. Man teilt dabei alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein:
1. Wichtig und dringend
Diese Aufgaben sollten umgehend erledigt werden. Das entspricht den Notfällen und unvorhergesehenen Problemen, die meine festen Routinen oft gestört haben.
2. Wichtig, aber nicht dringend
Diese Aufgaben haben langfristige Bedeutung und sollten geplant werden. Hier finden sich Aktivitäten wie Planung, spirituelle Reflexion und persönliche Entwicklung. Langfristig gesehen sind diese Aufgaben am wichtigsten.
3. Dringend, aber nicht wichtig
Solche Aufgaben können zwar dringend wirken, tragen aber nicht wesentlich zu langfristigen Zielen bei.
4. Nicht wichtig und nicht dringend
Darunter fallen Zeitfresser wie das ziellose Surfen im Internet oder das Lesen der heutigen Gratiszeitung.
Diese Einteilung hilft Ihnen, aus der Fülle der Forderungen nach Ihrer Zeit und Ihrer Aufmerksamkeit die drei oder vier Aufgaben auszuwählen, die den größten Nutzen versprechen.
Zeitmanagement Made in Germany: Lothar Seiwert
Das relativ simple Thema Zeitmanagement erweist sich als sehr ergiebig, wenn man sich genauer damit beschäftigt.
Manche Autoren füllen ganze Regalmeter damit.
Im deutschsprachigen Raum ist zum Beispiel Lothar Seiwert sehr bekannt. 3Lothar Seiwert lothar-seiwert.de
Seine ALPEN-Methode hilft bei der stressfreien Umsetzung einer Checkliste für einen Tag. 4Die ALPEN-Methode eomagis.com
Das Akronym steht für:
- Aufgaben erfassen
- Wie Lange dauert es? Diese Einschätzung hilft, realistische Zeitziele zu setzen.
- Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einplanen
- Entscheidung treffen: Prioritäten setzen
- Nachkontrolle durchführen
Der riesengroße Unterschied zwischen Wichtigem und Unwichtigem
Die genannten Methoden eignen sich dafür, die wirklich wichtigen Tätigkeiten zu erkennen.
Der Vollständigkeit halber möchte ich an dieser Stelle noch das Pareto-Prinzip erwähnen: diese 80/20 Regel, die besagt, dass höchstens 20 Prozent von dem, was wir tun, zu mindestens 80 Prozent unserer Ergebnisse führen.
Sie ist nach dem italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto benannt, der herausgefunden hat, wie extrem groß die Unterschiede bei der Verteilung von Besitz und Einkommen, aber auch bei der Produktivität sind.5Vilfredo Pareto de.wikipedia.org
Wer sich etwas Zeit nimmt, herauszufinden, WELCHE der eigenen Tätigkeiten immer wieder den größten Nutzen bringen, kann besser auswählen, welche drei oder vier Punkte es auf die heutige To-do-Liste schaffen sollen.
Falls es Ihnen gelingt, das konsequent umzusetzen, werden Sie am Ende mehr schaffen und (paradoxerweise) auch mehr Freizeit haben.
Fazit: keine allzu strengen Strukturen, dafür Prioritäten setzen!
Am besten probieren Sie die täglichen Checklisten ein paar Tage lang selbst aus.
Schreiben Sie an jedem Morgen eine Liste mit drei oder vier Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen.
Fassen Sie sich dabei kurz.
Wann genau Sie diese Aufgaben abschließen, ist nicht so wichtig.
Es zählt nur, dass Sie am Ende die meisten Punkte abhaken und damit etwas für Ihre Stressbewältigung tun.
Falls Ihnen dabei immer wieder etwas dazwischen kommt, macht das nichts: Auch das Leben ist sehr flexibel und morgen kommt ein neuer Tag mit einer neuen Liste.
Quellen
- 1Der Extraordinary Routines Podcast extraordinaryroutines.com
- 2Die 7 Wege zur Effektivität derperfekteratgeber.de
- 3Lothar Seiwert lothar-seiwert.de
- 4Die ALPEN-Methode eomagis.com
- 5Vilfredo Pareto de.wikipedia.org
