Meistern Sie Ihre Produktivität: die Kunst des Time Blockings

Kennen Sie das Gefühl, dass die Zeit wie im Flug vergeht und Sie trotzdem nicht genug erledigt bekommen? Oder dass Sie sich ständig abgelenkt und überwältigt fühlen, trotz Ihrer Bemühungen, produktiv zu sein? Wie wäre es, wenn es genau hier eine einfache Strategie gäbe (die ich persönlich schon lange anwende), die tatsächlich funktioniert? In diesem Artikel lernen Sie diese Methode kennen.

 

Statt mich von meinem Posteingang oder einer endlosen To-do-Liste leiten zu lassen, bin ich mittlerweile ein starker Befürworter des Time Blocking.

Ich plane meinen Tag im Voraus und teile die Zeit in Blöcke auf, die für bestimmte Aufgaben reserviert sind. Zuerst betrachte ich meine Termine und Meetings und plane diese ein. Zwischen den Meetings oder Terminen nutze ich die Lücken für kleinere Aufgaben. Ich blockiere Zeit für tiefgreifende Arbeit, sei es eine halbe Stunde oder ein 90-Minuten-Block.

Und ich entscheide, was für mich am besten funktioniert.

Dass realistisches Zeitmanagement und Organisationspläne sogar die Produktivität und die Lebensqualität verbessern können, hat eine Studie gezeigt, die im Journal of the American College of Radiology publiziert wurde. ¹Time Management: A Realistic Approach jacr.org

 

 

Die Vorteile des Time Blocking

 

Effiziente Nutzung Ihrer Zeit

Mit Time Blocking optimieren Sie die Nutzung Ihrer Zeit, indem Sie spezifische Zeiträume für verschiedene Aktivitäten oder Aufgaben einplanen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Planung von „Deep Work“ – Zeiten, in denen Sie sich ununterbrochen auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können, ohne Unterbrechungen durch Anrufe, Messages oder soziale Medien.

Vielleicht entscheiden Sie sich, die ersten zwei Stunden Ihres Arbeitstages für das Schreiben eines Berichts zu blockieren, weil Sie wissen, dass Sie morgens am produktivsten sind. So stellen Sie sicher, dass Sie die besten Stunden des Tages für die wichtigsten Aufgaben nutzen.

 

Übersicht über Ihre Aufgaben

Wenn Sie Ihre Zeit in Blöcke einteilen, haben Sie einen klaren Überblick über Ihre Aufgaben und können besser abschätzen, wie Sie Ihre Zeit verteilen. Schauen wir uns ein Beispiel an: Wenn Sie einen Blick auf Ihren Kalender werfen und sehen, dass Sie von 10 bis 11 Uhr einen Block für eine bestimmte Aufgabe geplant haben, wissen Sie genau, was Sie in dieser Zeit erledigen sollten.

Dadurch wird das Risiko minimiert, Aufgaben zu vergessen oder zu übersehen.

 

Klare Prioritätensetzung

Mit Time Blocking können Sie selbst entscheiden, welche Aufgaben Vorrang haben und diese entsprechend planen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem wichtigen Projekt mit einer festen Deadline. Sie könnten sich dazu entschließen, diesem Projekt oberste Priorität einzuräumen und täglich einen festen Zeitblock von ein paar Stunden dafür zu reservieren.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Projekt die Aufmerksamkeit erhält, die es benötigt.

 

 

Bessere Konzentration und minimale Ablenkungen

Wenn Sie sich einem Zeitblock widmen, geben Sie sich selbst die Erlaubnis, sich voll und ganz auf die Aufgabe zu konzentrieren.

Sie reduzieren Ablenkungen, weil Sie wissen, dass diese spezifische Zeit für diese bestimmte Aufgabe reserviert ist. Nehmen wir an, Sie haben von 14 bis 15 Uhr einen Zeitblock für die Bearbeitung Ihrer E-Mails geplant. Während dieser Stunde werden Sie nicht in Versuchung kommen, andere Aufgaben zu erledigen. Sie können sich komplett auf Ihre E-Mails konzentrieren, was letztendlich zu einer effizienteren und produktiveren Arbeit führt.

 

Langfristige, wöchentliche und tägliche Planung

 

Eine weitere empfehlenswerte Strategie ist die Planung auf verschiedenen Zeitebenen. Ich nutze vierteljährliche, wöchentliche und tägliche Planung. Denn jede Ebene bietet eine andere Perspektive und hilft, auf Kurs zu bleiben und meine Ziele zu erreichen.

 

Vierteljährliche Planung

Am Anfang eines jeden Quartals ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um eine Vision für die nächsten drei Monate zu entwickeln. Überlegen Sie, welche Ziele Sie erreichen möchten und welche großen Projekte oder Aufgaben anstehen.

Schreiben Sie diese Ziele auf und legen Sie konkrete Meilensteine fest, um Ihren Fortschritt im Blick zu behalten. Vielleicht planen Sie eine große Marketingkampagne oder wollen ein neues Produkt entwickeln. Halten Sie diese Ziele schriftlich fest und zerlegen Sie sie in kleinere, handhabbare Aufgaben, die Sie im Laufe des Quartals angehen können.

 

 

Wöchentliche Planung

Jede Woche sollten Sie sich einen Moment nehmen, um Ihre Quartalsziele erneut zu betrachten und dann eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die Sie in dieser Woche erledigen müssen, um eben diese Ziele zu erreichen. Vielleicht müssen Sie eine Präsentation für ein anstehendes Meeting vorbereiten, einen Bericht verfassen oder Kundenanrufe tätigen.

Planen Sie genügend Zeit ein, um diese Aufgaben zu bewältigen, und überlegen Sie, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind. Vergessen Sie dabei nicht, auch Zeit für Pausen und unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.

 

Tägliche Planung

Am Ende eines jeden Arbeitstages sollten Sie Ihren Wochenplan überprüfen und entscheiden, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag angehen werden. Vielleicht bevorzugen Sie es, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, wenn Sie morgens noch total energiegeladen sind.

Oder Sie beginnen den Tag lieber mit kleineren Aufgaben, um Schwung zu gewinnen. Nutzen Sie die Time-Blocking-Methode, um spezifische Zeiten für jede Aufgabe festzulegen.

Es ist auch wichtig, realistisch zu sein und sich nicht zu überfordern. Wenn Sie merken, dass Sie mehr Zeit brauchen als ursprünglich geplant, ist es völlig in Ordnung, Aufgaben auf einen anderen Tag zu verschieben.

 

Flexibel auf Veränderungen reagieren

 

Pläne sind wichtig, aber genauso wichtig ist es, flexibel zu bleiben. Wenn sich Ihr ursprünglicher Zeitplan ändert, passen Sie ihn entsprechend an. Lassen Sie sich nicht von einer gut laufenden Arbeitssitzung ablenken. Wenn Sie in Fahrt sind, machen Sie weiter!

 

 

„Die Magie der Absicht und das Jonglieren von Verantwortlichkeiten“

 

Es liegt eine gewisse Magie in der Absicht und im bewussten Umgang mit Ihrer Zeit, besonders wenn Sie mehrere Verantwortungen jonglieren müssen. Akademische Aufgaben, Lehrtätigkeiten, Buchprojekte, geschäftliche Verpflichtungen – all diese erfordern Ihre Aufmerksamkeit und Planung. Priorisieren Sie Deep Work und lassen Sie sich nicht ablenken.

Es ist völlig in Ordnung, wenn andere Aufgaben manchmal zurückgestellt werden müssen.

 

Fazit: Zeitmanagement ist der Schlüssel

 

Effektives Zeitmanagement durch Time Blocking gibt Ihnen die nötige Flexibilität und kann Ihre Produktivität drastisch verbessern. Egal ob Sie eine Vision für das nächste Quartal festlegen, einen Wochenplan erstellen oder Ihre täglichen Aufgaben verwalten – mit diesen Strategien werden Sie produktiver, konzentrierter und zufriedener mit Ihrer Arbeit sein.

Probieren Sie es aus, Sie werden überrascht sein, wie viel Sie plötzlich schaffen können!

 

Quellen

• 1
  Time Management: A Realistic Approach jacr.org